Memorial Healthcare System HIPAA Privacy Notice
Fecha de Vigencia: 14 de abril de 2003
ESTE AVISO DESCRIBE COMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER UTILIZADA Y REVELADA, ASÍ COMO LA FORMA EN QUE USTED PUEDE ACCEDER A LA MISMA. LEA ESTE AVISO CUIDADOSAMENTE.
Memorial Healthcare System (MHS) owns and/or operates various hospitals and other healthcare facilities, including, without limitation, Memorial Regional Hospital, Joe DiMaggio Children's Hospital, Memorial Regional Hospital South, Memorial Hospital West, Memorial Hospital Miramar, Memorial Hospital Pembroke, Memorial Manor Nursing Home, Memorial Home Health, and Memorial Primary Care Clinics at various locations. Además, MHS emplea los servicios de médicos y de otros profesionales de la salud.
MHS protege la confidencialidad de la información médica personal de los pacientes bajo un programa de privacidad, según lo exije la ley. Este aviso describe el Programa de Privacidad de MHS.
NUESTRA POLÍTICA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA
We understand that your medical information is personal. Creamos un registro de los tratamientos y servicios que usted recibe de Memorial Healthcare System. Necesitamos este registro para poder ofrecerle una atención de calidad, así como para cumplir con determinados requisitos legales. This notice applies to all of the information about or related to your care or treatment generated by or for MHS hospitals and other MHS facilities, including records of your care made by MHS employees or your personal doctors or other healthcare professionals.
La información médica comprende los registros de tratamientos de salud mental y de rehabilitación de pacientes alcohólicos y dependientes de drogas, así como los resultados de las pruebas de VIH. Es posible que algunos de sus médicos personales u otros profesionales de la salud no sean empleados de MHS, y que dispongan de diferentes políticas o avisos referentes a la utilización y revelación de la información sobre usted que haya sido generada en el consultorio o la clínica del médico.
Este aviso le explicará las formas en que podemos utilizar y revelar la información médica acerca de usted. También describimos los derechos que le corresponden, así como ciertas obligaciones que tenemos con respecto al uso y revelado de la información médica.
La ley nos exige lo siguiente:
- Que nos aseguremos de que la información médica que le identifica a usted se mantenga con carácter privado, según se describe en el presente aviso
- Que le entreguemos este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información médica acerca de usted
- Que cumplamos con los términos del aviso actualmente vigente
CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y REVELAR LA INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED
Las siguientes categorías describen diferentes formas en que utilizamos y revelamos la información médica. Explicaremos el significado y trataremos de dar algunos ejemplos por cada categoría. No se incluirán todos los tipos de utilización o revelación correspondientes a cada categoría. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite utilizar y revelar la información estarán incluidas dentro de una de las categorías.
Para Tratamientos:
Podemos utilizar la información médica acerca de usted para proporcionarle tratamientos o servicios médicos. Podemos revelar la información médica acerca de usted a médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de medicina u otros empleados del hospital relacionados con su cuidado. Por ejemplo: es posible que un médico que esté atendiendo a un paciente que se ha fracturado un hueso necesite consultar toda su historia clínica para saber si existe algún problema de salud que pudiera afectar el proceso de sanación. Lo mismo es aplicable a un dietista, para que pueda confeccionar un plan de alimentación adecuado. Diferentes departamentos del hospital también pueden compartir información médica sobre su persona, a fin de poder coordinar sus diferentes necesidades, tales como recetas, pruebas de laboratorio y radiografías.
Igualmente, podemos revelar información médica acerca de usted a personas ajenas al hospital que pudieran estar relacionadas con su cuidado, una vez que usted salga del hospital; por ejemplo, a sus familiares, u otras personas que presten servicios relacionados con su cuidado. Podemos divulgar información médica acerca de usted para sus tratamientos, o bien para pagos o determinadas operaciones de otros proveedores de atención médica a su persona. This information may be shared with your other providers electronically via a health information exchange. La información médica comprende los registros de tratamientos de salud mental y de rehabilitación de pacientes alcohólicos y dependientes de drogas, así como los resultados de las pruebas de VIH.
Para Pagos:
Podemos utilizar y revelar información médica acerca de usted, a fin de que los tratamientos y servicios que usted reciba en el hospital se le puedan cobrar, a través de una compañía de seguros o de un tercero. For example, we may need to give your health plan information about care you received at the hospital so that your health plan will pay us or reimburse you for the care. También podemos informarle a su plan de salud acerca de algún tratamiento que usted vaya a recibir, a fin de obtener su aprobación o determinar si podrá cubrirlo.
We may also disclose information to another provider so that provider can receive payment for services provided to you. For example, we may tell the name of your insurance company to the ambulance service that transported you to, and the doctors who treated you at the hospital.
Para Operaciones de Atención Médica:
We may use and disclose medical information about you to review our treatment and services and to evaluate the performance of our staff. Igualmente, podemos combinar la información médica de numerosos pacientes del hospital para determinar los servicios adicionales que el mismo debiera ofrecer y aquellos que no son necesarios, así como si ciertos tratamientos resultan o no eficaces. También podemos revelar información a los médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de medicina y otros empleados del hospital, con fines docentes y de revisión.
We may also combine the medical information we have with medical information from other hospitals to compare how we are doing and see where we can improve the care and services we offer. Podemos eliminar información que le identifique en esta serie de datos médicos, de manera que otras personas puedan utilizarlos para estudiar los servicios sin conocer la identidad del paciente.
We may also disclose medical information about you to another provider who has treated you for the quality-related health care operations of that provider, or for the purpose of health care fraud and abuse detection or compliance. MHS and the law require that all individuals with access to your records seek only the minimum amount of information necessary to perform their duties and services for health care operations purposes.
Incidental Disclosures:
We may make certain incidental or inadvertent uses or disclosures of your medical information. For example, while your doctor is explaining your medical condition, a small portion of the conversation might be overheard by someone walking past the treatment area.
Recordatorios de Citas:
Podemos utilizar y revelar información médica para comunicarnos con usted, y recordarle que tiene una cita para recibir tratamiento o servicio médico en el hospital.
Alternativas de Tratamiento:
Podemos utilizar y revelar información médica para comunicarle o recomendarle posibles opciones o alternativas de tratamiento que pudieran ser de interés para usted.
Actividades de Recaudación de Fondos:
Podemos utilizar su información médica para comunicarnos con usted en relación con una actividad de recaudación de fondos para el hospital y las operaciones del mismo. Podemos revelar información médica a una fundación relacionada con el hospital, de manera que esta pueda comunicarse con usted en relación con la recaudación de fondos. Solamente revelaríamos datos tales como su nombre, dirección y número de teléfono, así como las fechas en que usted recibió los tratamientos o servicios en el hospital. Si usted no desea que el hospital se comunique con usted en relación con las actividades de recaudación de fondos, deberá notificarlo por escrito al Funcionario de Privacidad de MHS. MHS Privacy Officer, 3501 Johnson Street, Hollywood, Florida 33021.
Hospital Directory:
Es posible que incluyamos determinada información limitada acerca de usted, mientras usted sea paciente, en el directorio del hospital. Dicha información puede incluir su nombre, su ubicación en el hospital, su estado general (por ejemplo, bueno, estable, etc.) y su afiliación religiosa. La información incluida en el directorio, con excepción de la afiliación religiosa, también puede revelarse a las personas que pregunten por usted suministrando su nombre. Su afiliación religiosa puede brindarsele a un miembro del clero, como por ejemplo un sacerdote o rabino, incluso si no preguntan por usted suministrando su nombre. Esto es para que sus familiares, amigos y miembros del clero puedan visitarle en el hospital y saber cómo está evolucionando en términos generales.
Usted tiene derecho a solicitar que no incluyamos ninguna información o parte de la información acerca suyo en el directorio. You may request "NO INFORMATION" status, which means that you will be excluded from the Hospital Directory, and the hospital will not acknowledge your admission to anyone making inquiry. Your request for "NO INFORMATION" status should be directed to Patient Registration or nursing personnel.
Business Associates:
We may disclose information about you to one of our business associates, in order to carry out treatment, payment, or health care operations. For example, we may disclose medical information about you to a company that bills insurance companies on behalf of MHS to enable that company to help us obtain payment for the services we provide.
Personas que Participan en su Atención o en el Pago de su Atención:
Es posible que revelemos información médica acerca de usted a cualquier persona con autoridad legal para tomar decisiones en nombre suyo en materia de atención médica, o a un familiar o amigo que esté relacionado con su atención médica. También podemos brindar información a cualquier persona que ayude a pagar su atención médica. Además, podemos suministrar información médica acerca de usted a una entidad que esté colaborando en un esfuerzo de ayuda en caso de catástrofe, de modo que pueda notificarse a su familia acerca de su estado, condición y ubicación.
Investigaciones:
En determinadas situaciones, podemos utilizar y revelar información médica acerca de usted para realizar investigaciones. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede incluir la comparación de la salud y del proceso de recuperación de todos los pacientes que recibieron un determinado medicamento, con respecto a aquellos pacientes a los que se les administró otro medicamento. No obstante, todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso especial de aprobación. Before research can be conducted without a patient's authorization, the proposed research project will be evaluated trying to balance the research needs with patients= need for privacy. The project must be approved by a special committee known as the MHS Institutional Review Board.
Según lo Exige la Ley:
Revelaremos información médica acerca de usted cuando la ley federal, estatal o local lo exija.
Para Prevenir una Amenaza Grave para la Salud o la Seguridad:
Es posible que utilicemos y revelemos información médica acerca de usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad, o para la salud y seguridad del público en general o de alguna otra persona. No obstante, cualquier revelación de información se realizaría sólo a una persona que sea capaz de ayudar a prevenir dicha amenaza.
Atención a Personas Indigentes:
MHS uses protected health information to provide care to people who are unable to pay for that care. Esto incluye actividades tales como la obtención de medicamentos o la inscripción de pacientes en programas de asistencia para obtención de medicamentos, que brindan productos gratuitos o a precios reducidos.
SITUACIONES ESPECIALES
Donación de Órganos y Tejidos:
Si usted es un donante de órganos, es posible que revelemos información médica a organizaciones que se ocupen de la obtención de órganos o del transplante de órganos, ojos o tejidos, o bien a un banco de donaciones de órganos, según sea necesario para facilitar el proceso de donación y transplante.
Militares y Veteranos:
Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos revelar información médica acerca de usted, según sea exigido por las autoridades del comando militar. Es posible que también revelemos información médica acerca del personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.
Compensación Laboral:
Es posible que revelemos información médica acerca de usted para compensación laboral u otros programas similares. Dichos programas brindan beneficios para lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Riesgos para la Salud Pública:
Es posible que revelemos información médica acerca de usted para actividades de salud pública. Por lo general, dichas actividades incluyen lo siguiente:
- Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades
- Informar de nacimientos y defunciones
- Informar de reacciones a medicamentos o de problemas con productos
- Notificar a las personas sobre la retirada del mercado de productos que podrían estar utilizando
- Notificar a una persona que pudiera haber estado expuesta a una enfermedad o que pudiera estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o trastorno
- Notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si pensamos que un paciente que es menor de edad o un adulto discapacitado ha sido víctima de abuso, negligencia o explotación, o bien notificar a la policía sobre cualquier herida de bala o sobre cualquier herida que ponga en riesgo la vida, como consecuencia de un acto de violencia. Sólo revelaremos dicha información si usted brinda su consentimiento o cuando sea exigido o autorizado por ley
Actividades de Supervisión de la Salud:
Podemos revelar información médica a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Entre dichas actividades de supervisión se incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención médica, los programas del gobierno y el cumplimiento de las leyes que rigen los derechos civiles.
Pleitos y Disputas:
Podemos revelar información médica acerca de usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o bien de una citación, de una solicitud de revelación o de otro proceso legal dentro del marco de la ley. Las partes que utilicen dichos procedimientos legales para obtener información médica acerca de usted tienen la obligación de informarle de dicha solicitud o de obtener una orden que proteja la información solicitada. MHS cuenta con procedimientos para informar a las partes de sus obligaciones conforme a la ley, y de procurar que se asegure su cumplimiento.
Agencias Policiales:
Podemos revelar información médica si un agente de policía nos solicita que lo hagamos:
- En respuesta a una orden judicial, citación, mandamiento judicial, requerimiento o proceso similar, o según lo autorice la ley
- En relación con un comportamiento delictivo
- En casos de emergencia, para informar de un delito; del lugar donde se cometió el delito o donde se encuentran las víctimas; o de la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito
Investigadores Forenses, Médicos Forenses y Directores de Funerarias:
Es posible que revelemos información médica a un investigador forense o médico forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa del fallecimiento. También podemos revelar información médica acerca de pacientes del hospital a directores de funerarias, según sea necesario para el desempeño de sus funciones.
Actividades de Inteligencia y de Seguridad Nacional:
Podemos revelar información médica acerca de usted a funcionarios federales autorizados para llevar a cabo actividades de inteligencia, contraespionaje y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.
Servicios de Protección para el Presidente y Otras Personas:
Podemos revelar información médica si nosotros creemos, de buena fe, que dicha revelación es necesaria para evitar o reducir una amenaza grave e inminente para la salud o seguridad de una persona o del público en general. Es posible que revelemos información médica acerca de usted a funcionarios federales autorizados, para que éstos puedan brindar protección al Presidente, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros, o bien llevar a cabo investigaciones especiales.
Reclusos:
En el caso de aquellos pacientes que sean reclusos de una institución correccional o que se encuentren bajo custodia de un agente de policía, podemos revelar información médica acerca del paciente a la institución correccional o al agente de policía. This release would be necessary
(1) for the institution to provide the patient with health care
(2) to protect the patient's health and safety or the health and safety of others
(3) for the safety and security of the correctional institution.
SUS DERECHOS EN RELACIÓN CON LA INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED
Derecho a Inspeccionar y Copiar:
Usted tiene derecho a inspeccionar y a recibir una copia de la información médica que puede ser utilizada para tomar decisiones acerca de su atención. Por lo general, esto incluye historias clínicas y registros de facturación.
Para inspeccionar y recibir una copia de la información médica que puede ser utilizada para tomar decisiones acerca de usted, deberá presentar su solicitud por escrito al Departamento de Administración de Información sobre Salud (Health Information Management Department). Si usted solicita una copia de la información, le cobraremos un cargo por los costos de copiado, envío por correo o de otros suministros relacionados con su solicitud. If your records are maintained in electronic format, you may request a copy in electronic format, or designate that we send your records to a third party in electronic format.
En algunas circunstancias muy limitadas, podemos denegar su solicitud para inspeccionar y copiar la información. Si a usted se le niega el acceso a la información médica, usted puede solicitar que se reconsidere la denegación. Revisaremos su solicitud según lo exige la ley, y sólo le negaremos el acceso cuando determinemos que se aplica alguna de estas circunstancias limitadas.
Derecho a Enmendar:
Si cree que la información médica que poseemos acerca de usted es incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos que enmendemos dicha información. Usted tiene derecho a solicitar una enmienda mientras la información sea conservada por o para el hospital.
Para solicitar una enmienda durante un tratamiento, puede presentar la solicitud al proveedor que creó el expediente. Para solicitar una enmienda después de un tratamiento, su solicitud deberá hacerse por escrito y presentarse al Funcionario de Privacidad del Hospital. Las historias clínicas serán enmendadas solamente mediante el agregado de información que enuncie correctamente el día y la hora en que se agregó la información. Los registros existentes no serán eliminados, destruidos ni alterados de forma que no se pueda leer el asiento original.
Podemos denegar su solicitud de una enmienda si la misma no se presenta por escrito o no incluye un motivo que respalde la solicitud. In addition, we may deny your request if you ask us to amend information that:
- No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó dicha información ya no esté disponible para realizar la enmienda
- No forma parte de la información médica conservada por o para el hospital
- No forma parte de la información que a usted se le permitiría inspeccionar o copiar
- Es precisa y completa
Derecho a que se le Informe de las Revelaciones de Información:
You have the right to request an "accounting of disclosures." This is a list of the disclosures we made of medical information about you for purposes other than treatment, payment, or health care operations.
To request this list or accounting of disclosures, you must submit your request in writing to the Hospital Privacy Officer. Su solicitud deberá indicar un período que no puede ser mayor de seis años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril del 2003. The first list you request within a 12-month period will be free. Si desea solicitar listas adicionales, podemos cobrarle los costos en que incurramos para proporcionarle la lista. Le notificaremos el costo correspondiente y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que incurramos en cualquier costo.
Derecho a Solicitar Restricciones:
Usted tiene derecho a solicitar que se restrinja o limite la información médica acerca de usted que utilizamos o revelamos para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. A nosotros no se nos exige que aceptemos dicha solicitud. Habitualmente, MHS no acepta restricciones en relación con la forma en que utilizamos la información para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. No obstante, si usted se encuentra en circunstancias especiales que nosotros deberíamos considerar, usted puede solicitar que se apliquen restricciones con respecto a la utilización y revelación por parte nuestra de la información médica acerca de usted. Dicha solicitud deberá realizarse por escrito a cualquiera de los funcionarios de seguridad de MHS que aparecen en la última página de este aviso. Su solicitud deberá indicar sus circunstancias especiales. If you pay out of pocket for specific services, you may request that PHI about that service not be disclosed to your health plan. MHS will grant such requests; however, the restriction does not prevent MHS from disclosing the subject PHI to the health plan when the health plan needs that information to treat you.
Usted tiene derecho a solicitar que limitemos la información médica que revelamos acerca de usted a una persona que participa en la atención médica de usted o en el pago de ésta, como por ejemplo un familiar o amiga.
Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales:
Usted tiene derecho a solicitar que le comuniquemos acerca de los asuntos médicos de una manera determinada o en un lugar específico. Por ejemplo, usted puede solicitar que sólo nos comuniquemos con usted en su trabajo o por correo. Para solicitar comunicaciones confidenciales, usted deberá hacerlo por escrito al Funcionario de Seguridad del Hospital. Nosotros no le preguntaremos la razón de su solicitud. Haremos todo lo posible para dar cabida a las solicitudes razonables. Su solicitud deberá especificar el medio y el lugar en que desea que nos comuniquemos con usted. Si usted realiza esta solicitud después de haber comenzado el tratamiento, es posible que también deba dirigir su solicitud a los médicos del hospital encargados de su tratamiento.
Derecho a Obtener una Copia en Papel de Este Aviso:
Usted tiene derecho a obtener una copia en papel de este aviso. Puede solicitarnos, en cualquier momento, que le entreguemos una copia de este aviso. Incluso si usted ha aceptado recibir este aviso por medios electrónicos, aún tiene derecho a recibir una copia en papel de este aviso.
Para obtener una copia en papel de este aviso, puede hacer una solicitud verbal o por escrito al personal encargado de su atención en cualquier instalación de MHS.
CAMBIOS A ESTE AVISO
Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer que el aviso revisado o cambiado comience a regir para la información médica que ya tenemos acerca de usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del aviso en curso en el hospital y en el sitio web de MHS. El aviso incluirá la fecha de vigencia en la primera página. In addition, each time you register at or are admitted to the hospital for treatment or health care services as an inpatient or outpatient, we will have the notice available for you to take with you, at your request.
QUEJAS
Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja ante el hospital o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU.:
OCR Regional Manager, Office for Civil Rights
U.S. Dept. of Health and Human Services
61 Forsyth Street, SW – Suite 3B70
Atlanta, GA, 30303
Phone: 404-562-7886
Fax: 404-562-7881
E-mail: ocrmail@hhs.gov
Sitio Web: http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/
Para presentar una queja ante hospital, usted puede comunicarse con el Funcionario de Privacidad del hospital. Todas las quejas deberán presentarse por escrito.
Usted no será sancionado por presentar una queja.
OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA
Otros usos y revelaciones de información protegida de salud no contemplados en este aviso o en las leyes que se aplican a nosotros se realizarán solamente con su permiso por escrito. Si usted nos otorga una autorización para utilizar o revelar información médica acerca suyo, usted puede revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. Si usted revoca su autorización, dejaremos de utilizar o revelar información médica acerca de usted por las razones contempladas en su autorización por escrito. Usted entiende que nosotros no podemos retractarnos de cualquier revelación que ya hayamos realizado con su permiso y que se nos exige que mantengamos en nuestros registros acerca de la atención que le hemos brindado.
If you have any questions about this notice, please contact any of the privacy officers listed below, for Memorial Healthcare System:
Memorial Healthcare System and Memorial Home Health
ATTN: Privacy Officer Memorial Healthcare System
3501 Johnson Street
Hollywood, FL 33021
Phone: 954-265-5360
Memorial Regional Hospital and Joe DiMaggio Children's Hospital
ATTN: Privacy Officer Memorial Regional Hospital
3501 Johnson Street
Hollywood, FL 33021
Phone: 954-265-5360
Memorial Hospital West
ATTN: Privacy Officer Memorial Hospital West
703 North Flamingo Road
Pembroke Pines, Fl 33028
Phone: 954-844-7147
Memorial Hospital Miramar
ATTN: Privacy Officer Memorial Hospital Miramar
1901 SW 172nd Avenue
Miramar, Fl 33029
Phone: 954-538-4840
Memorial Hospital Pembroke
ATTN: Privacy Officer Memorial Hospital Pembroke
7800 Sheridan Street
Pembroke Pines, FL 33024
Phone: 954-883-8499
